İş Maili Yazmanın İncelikleri ve Dikkat Edilmesi Gerekenler

Yazışmalar iş hayatının önemli bir bölümünü oluşturuyor. Mektupla başlayıp, telgraf, teleks ve faksla devam eden iş yazışmalarının tarihi evrim sürecinde bugün gelinen son aşama e-posta olarak gönderilen mailler… Teknoloji çağı olarak adlandırdığımız bu dönemde e-mai...

Teknoloji çağı olarak adlandırdığımız bu dönemde e-mailler (e-posta) günlük hayatın yanı sıra iş bağlantılarında da sıkça kullanılıyor. Ama unutmayalım ki e-maillerde karşımızdaki kişi sesimizi duymuyor ve mimiklerimizi görmüyor. Bizi yalnızca yazdıklarımızla algılıyor. İşte bu yüzden e-mailde kullandığımız noktalama işaretleri bile üslubumuzu yansıtıyor.

Arkadaşlarımızla olan maillerde yaptığımız özensizlik çok önemli olmasa da iş hayatında aynı kural geçerli değil. Belki de yaptığımız mail hataları yüzünden kaç iş imkanını kaçırmışızdır düşünsenize! İşte bu yüzden e-posta deyip geçmeyin. İşte iş bağlantılarında yollanan e-maillerde dikkat edilmesi gereken ipuçları…

• Karşınızdaki kişiye mail atarken ismini yazarak başlayın. (Örn: Ahmet Bey vb.)

• Maillerinizde fazla ünlem kullanmaktan kaçının. Uyarı olarak algılanabilir.

• İşle ilgili bir şeye sinirlendiğinizde ilk aklınıza geleni yazmayın. Sakin kafayla düşünüp yazmak istediklerinizi öyle yazın. Yazdıklarınızın doğru olduğundan emin değilseniz başka bir arkadaşınıza onaylatın. (Tabi özel bir mail değilse)

• Yazacağınız metnin tamamında büyük harfler kullanmayın. ( Bu kimi zaman dikkat çekmek olarak algılanır, kimi zamansa karşınızdaki kişiye bağırmak anlamına gelir)

• Attığınız mailde konuyu uzatmadan en açık şekilde yazın.

• Alaycı ifadeler kullanmaktan kaçının. Karşınızdaki kişi samimiyetsiz olduğu görüşüne kapılabilir!

• Attığınız maillerde ”ben” ifadesini çokça kullanmaktan kaçının.

• Mailinizde asla gayri ciddi ifadelere yer vermeyin.

• Maillerde kendinizi onaylatmayın. (Sizce de öyle değil mi? vb.)

• Attığınız mail kişiye özel değil de çoklu gruplara ise dikkatli olun. İstenmeyen kişi ya da kişilere mailinizin gitmesi sizi zor durumda bırakabilir!

• Atacağınız maillerde dosya eklemek istiyorsanız mailinizi atmadan önce mutlaka ekleri kontrol edin. Gönderilmemesi gereken ekler canınızı sıkabilir!

• Gönderdiğiniz mailin sizin tarafınızdan gönderildiği bilinse de mailin sonuna adınızı, soyadınızı ve unvanınızı eklemeyi unutmayın.

• Mail adresi alırken isminizin ya da soy isminizin olacağı kelimelerle adresinizi oluşturun. Nickname ya da komik ifadeler sizi profesyonellikten uzak gösterebilir.

• Maillerdeki CC VE BBC’lere dikkat etmeliyiz.( CC: Carbon Copy kelimelerinin kısaltmasıdır. Bu şekilde eklediğiniz kişilere mailin bir kopyası gider)

• BCC: Blind Carbon Copy kısaltmasıdır. Bu şekilde eklediğiniz kişilere de mail gider ancak gönderilen ve CC kısmına yazdığınız kişilerin bundan haberi olmaz.)

• Şunu unutmayın ki söz uçar yazı kalır. Attığınız maillerin başınızı ağrıtmasını istemiyorsanız kullandığınız ifadelere ve üsluba son derece dikkat edin. Unutmayalım ki, iş yaşamında attığımız e-postalar imzamızı taşıyor…

Kaynak: CNN Türk / Yasemin Gül